Gestão e Governança
Foco em compliance
Aprofundar a cultura de governança e de compliance em toda a organização por meio do desenvolvimento de ações em várias frentes que visam aperfeiçoar os controles e a conduta ética são aspectos fundamentais para a sustentabilidade da Visão Prev.
No primeiro trimestre de 2022, a área Jurídica, em conjunto com a Auditoria Interna e Administrativo, revisou os documentos institucionais da Visão Prev para atualizar seu conteúdo em relação às boas práticas do mercado de previdência. O objetivo foi garantir mais segurança à governança da entidade e possibilitar a obtenção dos Selos de Autorregulação do sistema Abrapp, Sindapp e ICSS.
Foram elaborados o Regimento Interno do Conselho Deliberativo, o Regimento Interno do Conselho Fiscal e o Regimento da Auditoria Interna, buscando centralizar e discriminar as atividades, responsabilidades e ações dos envolvidos e aumentar a transparência dos processos.
Para incluir a área de Compliance (criada em novembro de 2021) e os novos documentos institucionais elaborados, foram realizadas alterações no Estatuto para atualizar a estrutura de governança conforme exigência das disposições normativas. As mudanças foram aprovadas pela Superintendência Nacional de Previdência Complementar (Previc) no mês de junho.
Em 2022, foram formadas duas novas Comissões. A Comissão de Privacidade e Segurança da Informação é responsável por compartilhar o conhecimento e cultura do tema dentro da Visão Prev em busca do fortalecimento do Sistema de Gestão de Segurança da Informação, enfatizando a importância da proteção dos dados corporativos e dos participantes. Já a Comissão de Gestão de Riscos Corporativos tem como objetivo gerir os riscos da organização, por meio de análises da legislação e de benchmarks com as demais entidades, para estabelecer as melhores ações a serem tomadas.
Ao longo de 2022, a Visão Prev estabeleceu novos conceitos e diretrizes, para reforçar os princípios e controles de governança praticados, e evidenciou a cultura ética com o treinamento de todos os colaboradores ativos e inclusão do material na trilha de aprendizagem para novos contratados. Com isso, são destacadas as bases da atuação corporativa ética, os pilares do Código de Conduta e Ética e o Canal de Denúncias da entidade.
Os esforços de governança estão em linha com a atuação da Comissão de Legislação, na orientação e suporte às áreas de negócios quanto às normativas aplicáveis a seus processos e obrigações legais e na avaliação de integridade de gestores de investimentos (de forma ampla) e de fornecedores (sob demanda). Por fim, foi definido o Programa de Integridade e validada sua implementação a partir de 2023 junto ao Conselho Deliberativo.
Dentro do trabalho contínuo de acompanhamento das medidas de identificação e adequação do tratamento de dados pessoais na Visão Prev, foram integralmente revisados os processos que envolvem dados pessoais, por todas as áreas da entidade, atualizando o cenário da LGPD com fluxos incluídos e excluídos, endereçando soluções para os riscos identificados e buscando melhorias. Outras ações foram:
- Revisão da Política Geral de Privacidade de Dados, bem como da cláusula contratual padrão para tratamento de dados;
- Mapeamento dos contratos com os Operadores de Dados para monitoramento específico;
- Inserção da Data Protection Officer (DPO) na trilha de contratação, com validação de contratos de Operadores;
- Atualização do consentimento de titulares de dados no contrato de trabalho de colaboradores e nos termos de participantes;
- Inclusão de sessão de Perguntas e Respostas na página LGPD do site institucional da Visão Prev para esclarecer aos titulares de dados, de forma objetiva, suas dúvidas gerais relativas à atuação da entidade (clique aqui para acessar).
- Inclusão do Risco de Privacidade na matriz de riscos para que seja feita sua revisão anual.
Todas as ações foram orientadas pelas diretrizes e controles requeridos na norma ISO 27701, que padroniza a gestão do sistema de proteção e privacidade de dados, de forma a agregar excelência à atuação do Controlador de Dados da entidade e aprimorar a segurança digital. Vale ressaltar que não houve nenhum incidente ou contato nos canais de atendimento dedicados ao tema em 2022.
Criada em setembro de 2014, a Ouvidoria é responsável pelo recebimento de reclamações, sugestões e críticas dos participantes, visando aprimorar a qualidade de seus processos e procedimentos. Em 2022, foram recebidas 16 demandas (aumento de 6,25% em comparação com 2021), das quais 37,5% foram classificadas como procedentes. Todos os casos são levados para conhecimento da Diretoria e análise das áreas responsáveis. O acesso à Ouvidoria é feito pela aba “Atendimento e Comunicação” do site.
Desde 2021, o Canal de Denúncias está sob responsabilidade da Auditoria Interna. Implantado em 2014, esse canal recebe queixas de desvios de conduta, assédios, comportamento antiético, fraudes ou corrupção, de acordo com o Código de Conduta e Ética da Visão Prev (clique aqui para conhecer) e do Regimento Interno da Auditoria Interna. Desde sua criação, o Canal recebeu 2 questionamentos (em 2019 e 2021) que, após avaliação detalhada, não foram classificados como denúncias. O canal está disponível na aba “Atendimento e Comunicação” do site.
Em 1º de março de 2021, entrou em vigor a Instrução Normativa Previc nº 34 que dispõe sobre a política, os procedimentos e os controles internos a serem adotados pelas entidades fechadas de previdência complementar para prevenção de crimes de lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores e financiamento do terrorismo.
A Visão Prev entende que é de extrema importância assegurar que os recursos sob sua administração não sejam utilizados de forma ilícita. Para isso, em 2022, foi avaliada e ratificada a eficiência dos controles existentes e novos controles foram incluídos para cumprir a legislação. Foi incluída na matriz de riscos da entidade a ocultação de bens, direitos e valores e o financiamento ao terrorismo, o que permite mapear todas as áreas e atividades vinculadas ao tema, assim como a qualidade dos controles para sua mitigação. Foi também inserida no planejamento anual a auditoria sobre o tema “Lei de Lavagem de Dinheiro”.
Desde 2017, a Comissão de Legislação acompanha a publicação de novas leis e regras que possam ter efeitos, diretos ou indiretos, sobre a atuação da Visão Prev para que sejam cumpridas todas as exigências legais. Em 2022, a Comissão examinou 125 novas regras, tais como a Resolução CNPC nº 50, de 16 de fevereiro de 2022, que dispõe sobre os institutos do Benefício Proporcional Diferido, Portabilidade, Resgate e Autopatrocínio em planos de entidades fechadas de previdência complementar; a Resolução Previc nº 17, de 16 de novembro de 2022, que apresenta instruções complementares sobre a disponibilização dos institutos; a Resolução CNPC nº 53, de 10 de março de 2022, que revogou a Resolução nº 11, de 13 de maio de 2013, do Conselho Nacional de Previdência Complementar, para dispor sobre a retirada de patrocínio e a rescisão unilateral de convênio de adesão; a Resolução Previc nº 12, de 16 de agosto de 2022, que trata dos procedimentos de transferência ou qualquer outra forma de troca de ativos entre planos administrados por uma mesma entidade fechada de previdência complementar, decorrentes da implementação do registro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica dos planos de benefícios; a Resolução Previc nº 16, de 18 de outubro de 2022, que alterou a Resolução Previc nº 12, limitando a regra para os imóveis pertencentes a mais de um plano de benefícios; e a Resolução CMN nº 4.994, de 24 de março de 2022, que revogou a Resolução nº 4.661, de 25 de maio de 2018.
Em 2022, a Visão Prev continuou respondendo à exigência de certificação de dirigentes para comprovar sua expertise na gestão da entidade. Todos os membros da Diretoria Executiva são certificados e habilitados pela Superintendência Nacional de Previdência Complementar (Previc). Além disso, excedendo a determinação legal, 100% dos membros titulares dos Conselhos Deliberativo e Fiscal e a maioria dos membros suplentes possuem certificação, bem como todos os membros do Comitê de Investimentos que são certificados com ênfase em Investimentos.
A Visão Prev recebeu, nos dias 5 e 6 de dezembro, os auditores da consultoria BVQI para a recertificação de adequação às normas ISO 9001 (gestão da qualidade) e ISO 27001 (gestão de segurança da informação). Em contato com as áreas, as auditorias verificaram o conhecimento dos profissionais e a adequação dos processos da entidade, bem como a consistência e eficácia do Sistema de Gestão Integrada (SGI). A manutenção das certificações é uma clara indicação do empenho da Visão Prev com a produtividade, eficiência, segurança da informação e excelência de suas entregas.
Em 2022, a Visão Prev iniciou sua preparação para a auditoria de adequação à norma ISO 27701 (gestão de informação privada) que deverá ser realizada em 2023. O trabalho buscou assegurar a conformidade com a garantia da privacidade no tratamento de dados. A entidade não só adequou a operacionalização de processos significativos como também atualizou documentos e normas internas, além de melhorar a disponibilização de informações aos participantes, entre outras ações.